Entrust reducerer underskriftsprocessen fra 2 uger til 1 dag med Dropbox Sign
Entrust Public Accounting Corporation tilbyder professionelle tjenester inden for forsikring, rådgivning, regnskab, skat, sekretærtjenester og outsourcing af virksomhedsprocesser til en bred vifte af virksomheder i Singapore.
Vi understøtter ikke længere produktet Dropbox Forms
Resultater
50 siders regnskab med pen-og-papir flyttet helt online
Reducerede 2-ugers underskriftsproces til 1-dag
Eliminerede omkostninger ved udskrivning af 500 sider papir pr. transaktion
Firmaprofil
Langsomme og manuelle underskriftsprocesser
2020 var starten på en ny måde at arbejde på for mange virksomheder i hele verden. Den traditionelle arbejdsdag fra kl. 9 til 17 blev skiftet ud med skæve arbejdstider, fra det sted derhjemme, der havde den stærkeste internetforbindelse. For at være på forkant med dette skift var virksomheder nødt til at digitalisere deres arbejdsgange hurtigere end nogensinde.
For at følge med overgangen til at arbejde eksternt, tog Jason Lew, direktør og grundlægger af Entrust Accounting Public Corporation, det første skridt for at gøre sin virksomhed 100 % digital. En af de mest afgørende dele af denne overgang var at bevæge sig væk fra alt det dyre, fysiske papirarbejde, som teamet håndterede på daglig basis. Udskrivning, underskrift, scanning og forsendelse af dokumenter var ikke længere en realistisk brugsmulighed, og det skulle udvikles, for at virksomheden kunne fortsætte.
Heldigvis var Entrust et skridt foran de fleste andre revisionsfirmaer i Asien. De brugte allerede Dropbox til at opbevare deres kunders dokumenter og formularer, så det var et simpelt, intuitivt næste trin at tilføje Dropbox Sign af hensyn til deres e-signaturbehov, så de kunne holde virksomheden strømlinet i en ændret verden.
”Advokater, andre liberale erhverv samt offentlige myndigheder, som vi arbejder med, og som er vant til traditionelle processer, er imponeret over e-Signatures. Vi har modtaget masser af positiv feedback fra kunder, især i løbet af pandemien, hvor vores måde at arbejde på er ændret.”
Nem og mobilvenlig underskrift
Entrust brugte allerede Dropbox og kendte til produktets brugervenlighed og effektivitet som samarbejdsværktøj. Jason var sikker på, at det ikke ville være anderledes for Dropbox Sign, og at hans virksomhed ville have lige så let ved at lære og implementere funktionen. Det tog virksomheden mindre end 2 dage at lære systemet at kende, tilegne sig det og implementere det i deres arbejdsgange. Entrust arbejdede først på at få integreret Dropbox Sign i deres underskrivningsprocesser for kundeserviceaftaler. Deres samarbejdspartnere blev hurtigt imponerede over brugervenligheden og effektiviteten af elektronisk underskrivning.
Disse kundeserviceaftaler er lange og kan indeholde op til 10 sæt regnskaber på 50 sider (i alt 500 sider papir), som skal underskrives af begge parter. Den manuelle proces med at udskrive og underskrive aftalerne er ikke blot tidskrævende – det er også utrolig arbejdskrævende at spore hvert sæt aftaler manuelt. Ved dokumenter, der skulle underskrives uden for Singapore, kunne hele processen – med det ekstra trin til international afsendelse af disse formularer – tage mere end to uger! Med Dropbox Sign har Jasons virksomhed kunne reducere denne proces til blot en enkelt dag. Jason forklarer,
“Dropbox Sign er ekstremt praktisk for os at bruge, da alt kan underskrives på en mobilenhed, hvor som helst og når som helst. Det sparer mig og mine kunder for en masse tid, især med kontrakter, der skal underskrives uden for landet.”
Da Jason så den hurtige indførelse og positive feedback om eSignature, var det en nem beslutning også at implementere den til intern brug. Deres rekrutteringsproces og acceptbreve er nu drevet af eSignature for at sikre jævn og problemfri onboarding for deres medarbejdere. Det bedste? Det var nemt at overbevise hele teamet.
“Det var utrolig nemt at oplære teamet i at bruge Dropbox Sign, selv dem, der ikke var særlig it-kyndige. Mine medarbejdere elsker at bruge funktionen”.
2 ugers underskriftsproces reduceret til 1 dag
Den tidligere proces med at udskrive, underskrive og sende med international post krævede op til 2 uger for at blive gennemført. Ved at implementere eSignature og kunne underskrive hvor som helst og når som helst, har virksomheden og deres kunder været i stand til drastisk at reducere hele processen til en enkelt dag.
Eliminerede omkostninger ved udskrivning af 500 sider papir pr. transaktion
Ved at gå over til den miljøvenlige metode med eSignature og fjerne pen og papir fra deres underskriftsproces kunne Entrust reducere omkostningerne forbundet med udskrivning. Virksomheden bestilte papir og blæk hver uge for at holde trit med deres udskriftsbehov. Nu er det reduceret til én gang om måneden.
100 % reviderbar, endnu mere sikker
Papirformularer er ikke blot svære at overvåge manuelt – de er også en bekostelig, risikabel affære, når man er nødt til at involvere tredjepartskurertjenester. Med Dropbox Signs komplette funktion til revisionssporing er Jason og hans medarbejdere i stand til at overvåge deres underskrevne dokumenter, og de er sikre på, hvornår og hvem de underskrives af. “Vores virksomhed bruger funktionen til revisionssporing utrolig meget. Vi kan bruge den til at kontrollere, om en underskrift er ægte, og hvornår den er afgivet. Det er en vigtig protokol for vores virksomhed. De indbyggede påmindelser, som giver parter besked, når et dokument afventer en underskrift, er også meget praktiske”.forklarer Jason Lew, Director and Founder hos Entrust.
Hvad er det næste for Entrust?
Entrust bruger allerede Dropbox og Dropbox Sign meget i deres arbejde og planlægger at blive 100 % digitale i fremtiden – og de håber at kunne påvirke både kunder og resten af branchen til også at gå digitalt. Revisionsbranchen er ret gammeldags, men Entrusts moderne metoder kan påvirke andre virksomheder i Singapore til at modernisere og gøre deres arbejdsgange mere effektive, lette og endnu mere sikre.
Er du interesseret i at se resultater som Entrust?
Dropbox Sign er den nemmeste måde at sende, modtage og administrere juridisk bindende, elektroniske underskrifter på for virksomheden. Vores underskriftsløsning er nomineret af G2 til den bedste målt på brugervenlighed. Den effektiviserer de vigtigste arbejdsgange og gør dem mere sikre. Tilmeld dig og prøv den gratis i dag, så din virksomhed kan blive mere digital.
Kontakt os
