ISCA sparar över 10 000 sidor per månad med HelloSign
Institute of Singapore Chartered Accountants (ISCA) är det nationella revisionsorgan i Singapore som tillhandahåller utbildningsprogram till revisionsbyråer och specialister, hjälper sina medlemmar att digitalisera och arbetar med statliga myndigheter och ministrar i budgetfrågor.
Vi har inte längre stöd för produkten Dropbox Forms
Redovisning för en värld på distans
Händelserna 2020 förändrade sättet många företag runt om i världen fungerar. En av de största förändringarna var hur viktiga dokument undertecknas. Före pandemin var användningen av e-signaturer inte prioriterad eftersom det befintliga systemet med papper fungerade. Men covid-19 kastade grus i maskineriet vad gäller etablerade signeringsmetoder med penna och papper för företag överallt. Något behövde förändras.
För ISCA:s över 100 medarbetare som betjänar över 32 000 ISCA-medlemmar är det avgörande för den dagliga verksamheten att dokument kan hanteras effektivt – vi pratar om interna utbildningsansökningar, godkännanden och styrelsemedlemmars signaturer såväl som externa leverantörskontrakt. Men med nya distansbaserade verksamhetsmetoder kunde ISCA förutse stora problem om de inte agerade snabbt. ”Vi insåg att alla våra rekvisitionsformulär och informationsmeddelanden skulle fastna eftersom vi inte längre befann oss i samma byggnad. Vi kunde inte längre bara gå upp en våning och säga ”Kan du skriva under här?”. Vi behövde hitta en lösning, för i samma ögonblick som vi missade en deadline skulle vi och våra medlemmar fått stora problem”, säger Edmund Liu, Head of InfoComm Technology & Management på ISCA.
Det var då de vände sig till HelloSign för att få hjälp med att digitalisera signeringsprocesser med e-signaturteknik.
”Jag har använt olika förstklassiga och dyra e-signaturlösningar, men HelloSign ändrade mitt perspektiv. Detta är den enklaste lösningen med den bästa användarupplevelsen samtidigt som den ger samma resultat som de andra dyra lösningarna.”
Snabbare signering på sidor
ISCA implementerade omedelbart HelloSign för att snabba på och hantera interna godkännanden. När projekt involverar högre ledning kräver de ofta flera underskrifter från olika avdelningschefer, rådsmedlemmar eller styrelseledamöter. Men med pappersdokument riskerade denna signaturkedja att bromsas upp så fort ett dokument tappades bort eller en flaskhals i signeringsprocessen uppstod.
Dessutom måste ISCA:s dokument godkännas av intressenter i en viss ordning, vilket ger ytterligare komplexitet. Och om något av dessa godkännanden inte sker i rätt ordning måste hela signeringsprocessen startas om.
Med HelloSigns inbyggda logik går dock alltid rätt avtal till rätt person vid rätt tidpunkt.
”Det jag gillar mest med HelloSign är möjligheten till en fast signeringsordning. Vi kan begära att två personer skriver under samtidigt eller begära att ett dokument undertecknas i en specifik ordning. Logik, utskick och deadlines hanteras helt av HelloSign. Dessutom kan vi se vem som ännu inte har skrivit under eller var ett dokument har fastnat, och sedan kan vi skicka en påminnelse till rätt person.”
HelloSign har också förbättrat ISCA:s produktivitet avsevärt. Vid hantering av stora volymer detaljerade papperskontrakt kan fel och versionshantering kosta mycket. Också mycket små misstag kan innebära att en ny utskrift på 20 till 30 sidor krävs, vilket är ett enormt slöseri med tid och papper.
ISCA:s anställda delar och signerar nu dokument digitalt – på så vis kan de snabbt åtgärda eventuella fel och skicka dokumentet igen utan en enda utskriven sida. Eftersom ISCA kan bifoga dokument som en fil behöver mottagarna dessutom inte längre signera sida för sida. Det krävs bara en signatur för hela dokumentet – vilket påskyndar signeringsprocessen ytterligare. ”Allt jobb med att skriva ut och skicka dokument manuellt är krävande. Eftersom vi signerar och återsignerar digitalt med HelloSign behöver vi bara ladda upp hela dokumentet igen och skicka om allt som en mjuk kopia. Det är så enkelt”, säger Edmund.
Detta var bara toppen av signeringsisberget. När det gäller inköp kräver processen originalkopior. Men ibland försvinner eller skadas papperskopior. När detta händer behöver du en säkerhetskopia, och den kräver utdragen omverifiering och godkännande från ekonomiteamet. Men Edmund förklarar att ”... när ett dokument väl har undertecknats med HelloSign får alla som har undertecknat det automatiskt sin egen originalkopia. Och eftersom den är digital kan den inte försvinna eller skadas. Det har blivit så mycket enklare för alla på vägen eftersom de kan hjälpa sig själva och hitta originaldokument med HelloSign.”
ISCA sparar också tid på informationsadministration och arkivering genom att gruppera dokument. ”En av mina favoritfunktioner i HelloSign är möjligheten att bifoga många filer i olika format och storlekar. Dra-och-släpp-funktionen är verkligen smidig. Jag kan även bifoga tidigare HelloSign-dokument som redan har signerats, så att jag kan dela all relevant information i ett paket”, säger Edmund.
Kostnader för 10 000 papper per månad insparade
Genom att ersätta signering med penna och papper med e-signaturer har ISCA:s pappersanvändning minskat med 10 000 sidor per månad. Ännu bättre är att papperskostnaderna har minskat med över 10 %, vilket ger besparingar på mer än 300 USD per månad.
Ökad signeringsproduktivitet
Vid sidan av kostnadsbesparingar har produktiviteten ökat avsevärt. Eftersom HelloSigns inbyggda logik nu hanterar flera signaturförfrågningar i specifika ordningar slösar ISCA-teamet inte längre tid på att hantera och övervaka signeringsprocessen. ”Produktiviteten har ökat enormt. Vi sparar tid och arbetet går snabbare. Vi har inte blickat bakåt en gång sedan vi började använda HelloSign”, säger Edmund.
Vad kommer härnäst för ISCA?
HelloSign är nu ISCA:s etablerade plattform för dokumentsignering med över 17 olika användarteam. Faktum är att de är så imponerade att de betraktar detta som sin föredragna signeringsmetod för alla interna och externa dokument. ”Tack vare den stora HelloSign-användningen inom ISCA överväger vi nu att använda HelloSign som nyckelplattform för alla signeringsrelaterade uppgifter”, säger Edmund.
Intresserad av att få liknande resultat som ISCA?
HelloSign är det enklaste sättet att skicka, ta emot och hantera juridiskt bindande e-signaturer för företag. Vår e-signaturlösning har två år i rad röstats fram som den mest användarvänliga i G2 och kan göra dina viktigaste arbetsflöden snabbare, enklare och säkrare. Registrera dig för en kostnadsfri provperiod i dag för att börja digitalisera din verksamhet.
Kontakta oss
