ISCA sparer over 10.000 sider om måneden med HelloSign
Institute of Singapore Chartered Accountants (ISCA) er det nationale regnskabsorgan i Singapore, som leverer uddannelsesprogrammer til revisionsfirmaer og fagfolk, hjælper medlemmer med at digitalisere og samarbejder med statslige agenturer og ministre om budgetspørgsmål.
Vi understøtter ikke længere produktet Dropbox Forms
En verden med fjernarbejde
Begivenhederne i 2020 ændrede den måde, som mange virksomheder i hele verden arbejdede på. Og en af de største ændringer var, hvordan de underskrev vigtige dokumenter. Før pandemien var brugen af eSignatures ikke en prioritet, fordi det eksisterende papirsystem trods alt fungerede. Men COVID-19 gjorde den allerede besværlige metode med underskrift på papir endnu mere besværlig for virksomheder overalt. Noget måtte ændres.
For ISCA's mere end 100 medarbejdere, som betjener over 32.000 ISCA-medlemmer, er effektiv administration af tusindvis af dokumenter afgørende for deres daglige drift – f.eks. interne kursusapplikationer, godkendelser og bestyrelsesmedlemmers underskrifter såvel som eksterne leverandørkontrakter. Men med nye, eksterne måder at arbejde på, forudså ISCA en stor udfordring, hvis de ikke handlede hurtigt. “Vi indså, at alle vores rekvisitionsformularer og notater ville sidde fast, fordi vi ikke længere var i samme bygning. Vi kan ikke bare gå op til en anden etage og sige “Skriv under her”. Vi var nødt til at finde en løsning, for i det øjeblik vi missede en kontraktfrist, ville det være blevet et stort problem for os og vores medlemmer,” siger Edmund Liu, Head of InfoComm Technology & Management hos ISCA.
Så de bad HelloSign om at hjælpe dem med at digitalisere deres underskriftsprocesser med eSignature-teknologi.
“Jeg har brugt forskellige dyre eSignature-løsninger i topklasse, men HelloSign ændrede mit perspektiv. Det er det enkleste og har den bedste UX, mens det stadig opnår det samme output som de andre dyre løsninger.”
Hurtigere underskrift på færre sider
ISCA implementerede straks HelloSign for at fremskynde og styre interne godkendelser. Når projekter involverer den øverste ledelse, kræver de ofte flere underskrifter fra forskellige afdelingschefer, rådsmedlemmer eller bestyrelsesmedlemmer. Men med papirdokumenter var denne underskriftskæde i fare for at bryde sammen, når et dokument gik tabt, eller der opstod en flaskehals i underskriftsprocessen.
ISCA har ekstra kompleksitet, da deres dokumenter skal godkendes af interessenter i en bestemt rækkefølge. Og hvis nogen af disse godkendelser sker udenfor rækkefølgen, skal de begynde forfra på hele underskriftsprocessen.
Med HelloSigns indbyggede logik sendes de rigtige kontrakter dog altid til de rigtige personer på det rigtige tidspunkt.
“Det, jeg bedst kan lide ved HelloSign, er funktionen med underskriftsrækkefølge. Vi kan bede to personer om at underskrive på samme tid, eller anmode om, at dokumenter underskrives i en bestemt rækkefølge. Al logik, afsendelse og timing håndteres af HelloSign. Desuden kan vi se, hvem der endnu ikke har skrevet under, eller hvor et dokument sidder fast, og så kan vi sende en påmindelse til den person.”
HelloSign har også i høj grad forbedret ISCAs produktivitet. Ved håndtering af store mængder af detaljerede papirkontrakter kan fejl og versionskontrol være dyrt. Selv den mindste fejl kan føre til et genoptryk på 20 til 30 sider, hvilket spilder enorme mængder af tid og papir.
ISCA's medarbejdere deler og underskriver nu dokumenter digitalt – når der opstår en fejl, kan de nu rette den og sende dokumentet igen, uden at udskrive en eneste side. Og da ISCA kan vedhæfte dokumenter som én fil, behøver modtagerne ikke længere at underskrive side for side; det er kun én underskrift for hele dokumentet – hvilket gør underskriftsprocessen yderligere hurtigere. “Hele indsatsen med at genudskrive og sende dokumenter manuelt er en pine. Fordi vi underskriver og genunderskriver digitalt med HelloSign, kan vi bare uploade hele dokumentet igen og sende alt igen digitalt. Det er så nemt,” siger Edmund.
Dette var kun toppen af underskrifts-isbjerget. Når det gælder indkøb, kræver processen originale kopier. Men nogle gange går papirkopier tabt eller de bliver beskadiget. Når det sker, har du brug for en sikkerhedskopi, som kræver langvarig genbekræftelse og godkendelse fra økonomiteamet. Men, som Edmund forklarer, “når et dokument er underskrevet, har alle, der har underskrevet det automatisk deres egen originale kopi. Og fordi det er digitalt, kan det ikke blive væk eller beskadiges. Det er blevet så meget nemmere for alle, fordi de selv kan finde de originale dokumenter med HelloSign.”
ISCA sparer også tid på administration og arkivering af information ved at gruppere dokumenter. “En af mine foretrukne HelloSign-funktioner er evnen til at vedhæfte mange filer i forskellige formater og størrelser. Træk-og-slip-funktionen er virkelig nem. Jeg kan også vedhæfte tidligere HelloSign-dokumenter, der allerede er underskrevet, så jeg kan dele alle relevante oplysninger i én pakke,” siger Edmund.
Eliminering af omkostninger til udskrift af 10.000 sider papir om måneden
Udskiftningen af underskrift med pen og papir med eSignatures har reduceret ISCAs papirforbrug med 10.000 miljøvenlige sider om måneden. Og det har reduceret papiromkostningerne med mere end 10 %, hvilket svarer til besparelser på mere end 300 USD pr. måned.
Øget underskriftsproduktivitet
Samtidigt med omkostningsbesparelserne var der et stort løft af produktiviteten. Fordi HelloSigns indbyggede logik nu administrerer flere underskriftsanmodninger i en bestemt rækkefølge, spilder ISCAs teams ikke længere tid på at administrere og spore underskriftsprocessen. “Produktiviteten er steget voldsomt. Der spares tid, og arbejdet udføres hurtigere. Alle begyndte at bruge HelloSign, så vi har på ingen måde savnet pen og papir,” siger Edmund.
Hvad er det næste for ISCA?
HelloSign er nu ISCAs etablerede platform til at underskrive dokumenter, med mere end 17 forskellige teams, som bruger det. Faktisk er de så imponerede, at de betragter det som deres foretrukne underskriftsmetode for alle interne og eksterne dokumenter. “På grund af HelloSigns brede anvendelse i ISCA, overvejer vi nu at bruge HelloSign som den primære platform for alle underskriftsrelaterede opgaver,” siger Edmund.
Er du interesseret i at se resultater som ISCA?
HelloSign er den nemmeste måde at sende, modtage og administrere juridisk bindende, elektroniske underskrifter på for virksomheden. Vores underskriftsløsning er nomineret af G2 til den bedste målt på brugervenlighed. Den effektiviserer de vigtigste arbejdsgange og gør dem mere sikre. Tilmeld dig og prøv den gratis i dag, så din virksomhed kan blive mere digital.
Kontakt os
